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もし、あなたが日々、10通20通30通以上のメールを処理する必要があるならこの記事は必読だ。Airmailを使いこなして、圧倒的に高速メール処理をしていく方法をお伝えしよう。[@appleshinja_com]

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Airmailが凄すぎる!

私がメールアプリのAirmailを愛用している事はこのブログでも何度もお伝えしてきた。

【Mac】最強メールアプリはどれ?ThunderbirdとAirmailを徹底比較 | Apple信者1億人創出計画

まずUIがかっこよすぎるというのが主な理由で購入したのだが、とにかくカスタマイズ性が素晴らしい。今はそのカスタマイズ性にベタ惚れしている。

メール処理速度を上げる事は日々の生活を大きく変えるので、ぜひ、今回お伝えする設定をそのまま真似してみてほしい。(あまりに快感なのでやめられなくなると思う)

メール処理スピード100倍化計画

ここからは具体的にどのようにしてメールの高速処理を可能にするのかということを設定と使い方を解説しながらお伝えしていこうと思う。

※ちなみに私は1日に50通はメールを受け取る。その中から10〜20通には返信しているので、それらを毎日、高速処理している。

と、その前にメールを高速で処理するには一体どのような操作が必要だろうか?私が思うにそれらは3つに分類されると思う。

  1. 返信しなければいけないメールをタスク化
  2. メール本文のURLから開く規定のブラウザを決めておく
  3. ショートカットを駆使して操作を短縮化する

これらをすべて行えば、1日あたりのメール返信にかける時間は大幅に作業効率化される。

では、早速それぞれについて解説していこう。

高速化への道1、スワイプスワイプスワイプっ!!!

まず、「返信しなければいけないメールをタスク化」する方法についてだが、これは非常に簡単な方法で解決できる。

すぐに返信が必要なメールと返信しなくてもよいメールを振り分けていけばよい。

私は、特に早朝だが、溜まっているメールを一気に読み上げながら返信が必要なものに関してはタスク化していく。その直後、もしくは時間を置いてからメールを順番に返していくのが私のスタイルだ。

その結果、返信し忘れもなくなるし、メールが溜まってしまってどれを返せばよいかと考えたりするから混乱してしまう状況を避ける事ができる。

では、早速、そのために必要な設定と操作をお伝えしていこう。

iPad、iPhoneであれば以下の設定項目を開こう。

Macであれば画面左上から環境設定を開こう。

その設定の中にスワイプという項目がある。(Macならアクション。)この設定で左右のスワイプ処理で何をするか?という事を決めることができる。

私はこの処理を以下のように設定している。

左へスワイプ→スヌーズ(返信忘れを防ぐため)
右へスワイプ→スター付き(何度も見直すような超重要なメール)

割り当てられる操作の種類も多い。

Macであれば以下の赤丸「アクション」という部分から設定をすることができる。

上記で返信が必要なメールをスヌーズ設定(保留)を選択しておけば忘れることはない。日時が決まっている返信な日時を指定してあげれば忘れる心配はないというわけだ。

高速化への道2、規定のブラウザを変更

当ブログには多くの読者さんからコメントを頂くのだが、Safari派ではなくChrome派の人も多い。

もし、メールソフトのURLをクリックしてChromeで開きたいなら以下の設定は必須だろう。

ちなみにSafariとChromeの比較については以下の記事で詳しく書いているので参考にしてみてほしい。(私は圧倒的にSafari派だ)

【Mac】Safari VS Chrome比較!私がSafariを使う3つの理由 | Apple信者1億人創出計画

【Mac】Safariマニアが教えるオススメ設定・使い方5選 | Apple信者1億人創出計画

高速化への道3、ショートカット機能

高速化への道1でお伝えしたようにAirmailではスワイプ操作に機能を割り当てられる。

それに加えてショートカット操作、例えば⌘キーやdeleteキーを使ってメール削除などの操作を割り当てられる。

まずは、設定項目より以下の2の「キーボード 」という項目を選ぼう。

あまりに多くの設定をしても覚えられないので、私は重要な2つの項目を設定している。

返信は毎日必ず行う操作なので、スペースキーでさっと返信画面を表示させると楽だし、日々積み上がっていく予定については、メールからカレンダーへ直接送り込むようにすれば非常に楽だ。

私の毎日の作業例【作業効率化オタク用】

さて、ここからは1例として、私の毎日のメール処理に対する作業例をお伝えしていこう。

朝、起きて、曲を聴きながらメールをチェックする。

おっ、これはすぐに返信しないと。
→スペースキー

これは保存しておかないとダメだなぁ。
→右へスワイプしてスターをつける

あっ、これは後で調べてからしっかり返信しよう
→左へスワイプしてスヌーズ設定

航空券とホテルのチェックインの知らせが届いた
→deleteキーを押してカレンダーへ登録

○○さんの事務所に行く日は絶対に忘れないようにしないと
→deleteキーを押してカレンダーへ登録

という感じでメールソフトを駆使している。

いや、本当にこの流れがないと、私はほぼすべてを忘れてしまって、何も仕事にならないと思う。

私は物忘れがひどい。飛行機の時間すら忘れて、というか飛行機のチケットを取ったことすら忘れて二重で取ってしまうレベルなので、ちゃんとカレンダーに登録したり、スヌーズ設定しないと日常が崩壊する。

もし、あなたが日々のメールを高速処理する必要があったり、作業効率化を極限まで極めたいなら、ぜひAirmailを一度使ってみてほしい。

今日のお告げ

SNSが普及し、友人同士の連絡はすべてSNSで済ませているという人も多いだろう。

しかし、ビジネスの場においては、まだまだEメールでのやり取りが多いのが現状だ。1日に10通20通のメールを処理しなくてはいけない人もいるだろう。(私はそれくらい毎日返信している)

その際に、1件1件に時間をかけていてはそれだけで1日が終わってしまう。

もし、1件につき10秒の時間短縮ができれば1日で5分ほどの時間を節約できることになる。

1ヶ月で1時間。1年で12時間の節約に繋がる。つまり1日分(寝る時間を除く)がまるまる効率化されるわけだ。

私は作業効率化というのは突き止めていうと、アプリを駆使したこういう小さい事の積み重ねだと思っている。

日々のすべての作業を効率化させていけば結果として1年で1ヶ月分くらいの作業効率化を果たすことだってできる。寿命が1ヶ月伸びると言ってもいいだろう。

たかがメールソフト。されどメールソフト。ぜひ、あなたも自分のメール処理速度をあげるアプリを見つけることをお勧めする。

追伸

はっきり言って、右へ左へスワイプしながらメールを高速処理して行く自分に酔いしれる。

これがAirmailを使う一番のメリットかもしれない。見た目もかっこいいし、操作性も抜群。日々の大量のメール返信を楽しくさせてくれるこのアプリが私は大好きだ。