管理人管理人

私はExcelやNumbersはあまり使わない。簡単なファイルのやりとりであれば、無料で提供されているGoogleスプレッドシートを愛用している。超絶便利なので、ぜひあなたも仕事のやりとりに使ってみてほしい。[@appleshinja_com]

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Googleスプレッドシートとは?

Googleが無料提供している、Excelによく似た表計算サービスだ。

こんな感じでエクセルにそっくりの機能を無料で利用できる。

ただし・・・このGoogleスプレッドシート。無料とは思えないほど、思わず涙してしまうほどの作業効率を可能にする秘密が隠されている。そのいくつかの素晴らしい機能を以下、お伝えしていこう。

Googleスプレッドシート 驚異の3つの機能

はっきり言おう。以下の3つの機能を知っておくだけで、人生が変わる。いや、本当に。

機能1、オンラインで利用可能

Googleスプレッドシートはオンラインで利用ができる。ゆえに、どこにいても最新の状態をキープできる。

外出先で、自分のPC以外からでも編集できるので、もし、自分のPCの充電が切れてしまった場合にも安心だ。

ちなみに、Googleスプレッドシートはアプリ版もあるので、そちらからなら、オフラインで利用することも可能だ。私はいつもiPad Pro12.9インチのアプリ上から編集している。

オフラインで編集しても、オンラインに接続した際にその情報はアップデートされるので、飛行機の中やWi-Fiの弱いカフェなどでも安心して仕事ができる。

機能2、共有が簡単

Webで仕事をするなら、絶対に知っておいて欲しいのがこの機能。

Googleスプレッドシートでは以下のようにシートの共有を誰とでも行うことができる。URLを教えることもできるし、FacebookやGmail経由でも共有ができる。

私の場合は、以下のような場合に利用している。

  • 複数人で動かしているプロジェクトの進捗
  • 外注先との納品チェック
  • 外注先との経費発生時の計算

などなど。

主に、チーム内や外部とのやりとりに使っている。共有が簡単なので、「こちらのシートに進捗を書き込んでください。」「今後、納品された場合はこちらで進捗を確認していきましょう。」という感じ。

余談ではあるが、これはすごく便利。7、8年前ならエクセルを作って、それを書き出して、ファイルを先方に送信していた。それをオンライン上で共有できるのだから、便利ではないわけがない。

技術は進歩しているなぁとしみじみと実感。

機能3、リアルタイムで反映される

最後に。Googleスプレッドシートの衝撃のメリットを1つお伝えしておこう。

実は、Googleスプレッドシートはリアルタイムで反映される。つまり、リアルタイムで、複数の人とワイワイ言いながら編集が可能だということだ。

最近では、遠隔で仕事をする人も多くなってきている。その際、利用するのがSkypeなどの複数人でやりとりできるビデオ通話ツール。ビデオ通話中にExcelファイルを見ながら話すことも多い。

ただ、ファイルをSkype上でやりとりしていては、アップロードとダウンロードに時間がかかる。

しかし、Googleスプレッドシートならリアルタイムで共有しながら、どんどん新しい情報を書き込むことができる。もちろん、それを見ながら話すこともできる。「あっ、そこの数値間違ってます。」「その日付だと、納期が厳しいので来月は1週間だけ長めにもらえますか?」などなど。

リアルタイムで瞬時に会話が完結するので、その作業効率性というのは何倍にもなる。

私はGoogleスプレッドシートがリアルタイムで動いているのを見た時、「未来だ。」と驚いたものだ。

他の人がビデオ通話で話してくる声と同時に目の前のGoogleスプレッドシートがリアルタイムで更新されていく。なんだか、嬉しかったし、この時代に生きていることに感謝した。

あぁ、便利な世の中だなぁ・・・

今日のお告げ

Web上で仕事をするなら必須のツール。

私はGoogleスプレッドシートについては、Web上で仕事をするなら必須のツールだと思っている。ちなみに、文書のファイルをやりとりすることが多いなら、「Googleドキュメント」もオススメ。マジで素晴らしい。

Apple信者がGoogleを褒めるのはどうかとは思うのだが、素晴らしいものは素晴らしい。

ぜひ、あなたが普段からエクセルシートを共有することが多いなら試してみてほしい。ぜっっったいに喜ばれる。