管理人管理人

3日間かけて書いた超大作レビュー記事。これ1つでSparkを効率的に使えるように、1、設定、2、使い方、3、おすすめの使い方をそれぞれまとめてみた。あなたの作業効率化を確実に向上させる使い方が満載なので、ぜひ日々のメールライフに取り入れてみてほしい。Sparkは神アプリだぁぁぁぁぁ!!![@appleshinja_com]

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はじめに:究極のメールアプリはどれ?

当記事は元はと言えば「最高のメールアプリはどれ?」というメールアプリの比較記事から始まった。

その中で読者さんからのオススメの声が一番大きく、私も速攻で一目惚れしたのが、Sparkだった。

※当時の記事は以下2つ

メールアプリ天下一武道会Vol.1「エントリーはこの3つのアプリ」

メールアプリ天下一武道会Vol.2「比較やめます。恋に落ちました」

無料なのに圧倒的に高機能なSparkを使い込みこと2週間。私の中でだいぶ使い方と作業を効率化させる設定が分かってきたので当記事でそれらを全て共有したいと思う。

Sparkとは?【12のメリット】

だらだらと設定と使い方を説明してもワクワクしないので、Sparkを手に入れたことによるメリット、あなたが享受することができる「作業効率化」をお伝えしたいと思う。

私が2週間ほど使ってみて思ったのは、

  • 早い
  • 素早い
  • 受診も送信も超高速
  • 受診メール検索が爆速
  • 送信メール検索も可能
  • Apple Watchで爆速受信が可能
  • iPhone、iPad、Macで利用可能
  • iPhone、iPad、Macで自動的にメールアカウント連携
  • 複数アドレスに対応
  • スワイプで直感操作
  • Smart Inboxが作業効率を劇的に向上させる
  • 完全無料で利用可能

ということ。

まず、Sparkはとにかく早い。早すぎる。私が今までに使ってきた中でもぶっちぎりの速度だ。Macに同じように、「Spark」「Airmail」「純正メール」のアプリを入れて、同じメッセージを受け取っても、一番最初に受信通知が届くのはSparkだ。

さらに、メールを処理していく操作時も、スワイプ操作でサクサクとリマインド設定したり、スヌーズ設定したり、アーカイブに入れたりと高速で行うことができる。操作上においてもSparkは最高のクオリティ。

私は一時期メールアプリ難民になっていたことがるので、有料のものも含めて使いまくった。だからこそ断言できる。その中でもSparkはぶっちぎりの性能。

【Mac】最強メールアプリはどれ?ThunderbirdとAirmailを徹底比較

Macメールアプリは純正アプリが超爆速!【Airmailと比較レビュー】

完全無料で利用できるのに加えて、「スマートフィルター」「スマートボックス」「各種アプリとの連携」など作業を効率化させるための機能がふんだんに盛り込まれている。(使い方については後述)

今の段階では、Sparkはとんでもなく高速でメールを処理することができる、最高の作業効率化を実現するメールアプリ、として認識しておいていただければOKだ。その凄さは記事を読み進めるにつれて分かっていくだろう。

法が許すならあなたに家に忍び込み無断でダウンロードをしておいてあげたいくらいだ。

Sparkとは?【2つのデメリット】

Sparkは超高性能にも関わらず、無料で利用できるのでデメリットはほぼない。デメリットを言うなんて、苦情をつけるようで申し訳くらいだ。

それでも、強いてデメリットを挙げるとすれば、

  • 2019年二月ごろに日本語の文字化けがあった。(バージョンアップで対応ずみ)
  • 検索時にカタカナとひらがなの区分けができていない

の2つくらいだろうか。

ただし、前者については速攻でSpark側も対応してくれたので、日本語への配慮も忘れていない素晴らしいアプリだと言えるだろう。

補足:有料版と無料版の違いは?

有料版と無料版の違いってなに?

と、あなたが思われるかもしれないが、Sparkの有料版は主に企業が社内に取り入れる場合にのみ必要だと考えてもらえれば良い。チーム間でファイルやメールをやり取りする際の機能がSparkにはあるのだが、それらの多くは有料版になっている。

こちらが、Sparkの料金体系。

私はチームで利用しているわけではないので、無料版で満足している。

【設定編】これだけはやっておこう!7つのおすすめ設定

では、ここからは私がお勧めする設定を紹介していこう。

基本的にはiPhone、iPad、Macにて設定は共有されるのでどれか一つでサクッと設定を終わらせてしまおう。

0、メールアカウントの設定

簡単すぎて説明する意味もないとは思うのだが、一応メールアドレスの設定、追加方法を解説しておこう。

画面一番左下のアイコンをタップ。

メールアカウントをタップ。

あとは任意のメールアドレスを手動で1つずつ追加していこう。

1、スワイプ設定

スワイプ設定については、iPhoneでメール処理する際に特に重要になってくるので、自分なりのベスト設定を見つけよう。

Sparkでは、主に4つのスワイプ動作に対して任意の操作を割り当てることができる。まずは、実際に操作しているところをご紹介しよう。

こんな感じでスワイプ操作が可能。

見ていただくと分かる通り、

  1. 左に浅くスワイプ
  2. 左に深くスワイプ
  3. 右に浅くスワイプ
  4. 右に深くスワイプ

の4つの操作を割り当てることができる。

私は以下の通り設定している。

特に重要なのが、「ファイル」のスワイプ操作設定。はっきり言って神機能。(作業を効率化させる使い方については後述)

人によってスワイプ操作の頻度や、割り当ては色々と違うと思うので、あなたも自分だけのベストな設定を見つけてほしい。私は2週間検証し続けて上記の設定に落ち着いた。

2、バッジの設定(アイコンに通知が表示されるように)

続いてこちらも超重要な設定。バッジの設定を行えば、アプリアイコンの右上に未読メッセージの数が表示される。

こんな感じ。

設定は以下の通り。まずは設定項目より、バッジを選択。

以下のように未読メッセージの数を表示させたいアカウントの設定をONにしよう。私はすべてのアカウントをONにしている。

3、通知を受け取るか否か

次にメールアドレスごとに通知を受け取るかどうかを設定していこう。Sparkには「スマート」という通知が搭載されているので、そちらも合わせてご紹介。

設定より通知を選択。

通知画面にどのように表示されるかを設定可能。私は全部表示させるようにしている。

下部に設定済みのアドレスが表示されるのでそちらをタップ。

アドレスごとに通知させるかさせないかの設定が可能。この中にスマートという通知がある。非常に便利なので一度検証してみることをおすすめする。

知らない人からのメールや自動送信のメールは通知しないようにしてくれるので重要なメールだけをとりあえず通知してくれる。とは言っても、知らない人からメールが入りやすいようなビジネスアカウントでは「すべて」の設定にしておいたほうがいい。

また、通知設定について私はすべてのアドレスを通知させるようにしているが、人によってプライベート用と仕事用でメールアドレスを分けている人もいると思うので、それによって通知のONとOFFを使い分けても良さそうだ。

4、アカウントごとに色を分ける

絶対最初の段階で設定しておくべきなのがこの色分け。Sparkではアカウントごとに色を割り当てられるのでメールフォルダを見れば、色でどのアカウントからのメールか1発で分かる。

こんな感じ。

設定方法は「設定」→「メールアカウント」へ。

最下部にアカウントカラーがあるのでタップしよう。

アカウント別のカラーを使用するをONへ。これで自動的にカラーが振り分けられる。

ちなみに、上記の画面でアカウント名をタップすると任意の色を設定することもできる。色分けすることで非常にメール処理がしやすくなるので、必ずやっておこう。

5、表示フォルダを厳選する

Sparkは多機能ゆえに、すべての情報を表示させているとやや混雑してしまう。

そのため表示させる項目は厳選するべきだ。

「設定」→「パーソナライズ」より以下の項目を探そう。任意のフォルダを表示させることができる。

デフォルトの状態では数多くのフォルダが表示されているので上記のようにできるだけ少なくするのが個人的にはおすすめ。

項目の削除は左スワイプで可能だ。

6、外部サービスと連携させる

Sparkは様々な外部サービスと連携させることにより、さらに便利なメールアプリとなる。Apple純正のアプリにも対応しているし、EvernoteやDropboxなどの超有名アプリにも対応している。

最初の段階であなたがよく使うサービスは、Sparkと連携させる設定を行っておこう。

「設定」→「外部サービス連携」。

サービスを追加をタップ。(私はリマインダー、Evernote、iCloudを連携させている)

好きなサービスを追加していこう。

後述するが、この連携機能が本当に便利。あなたがよく使っているサービスは設定の段階で追加しておこう。使っていると色々と新しい使い方を思いつくかもしれない。

7、スマートフィルターを設定する

さぁ、最後に7つ目の設定をご紹介しよう。

この設定がSparkの核と言ってもいいものなので、しっかり押さえておいてほしい。

Sparkの魅力の1つに「検索が爆速」「検索を柔軟にできる」「ファイル検索が容易」と、検索に強い点が挙げられるが、その検索結果をフォルダとして作成しておき、大切なメールだけをまとめることが簡単にできるようになっている。

ここでは基本的な設定方法をご紹介しよう。(さらに詳しい使い方は「使い方編」にて後述)

「設定」→「パーソナライズ」と進み下記の新規追加を選択しよう。

以下の赤丸部分をタップ。

スマートフォルダを選択。

試しに、unreadと入力してみよう。

あとは追加を選択。

すると、「unread(未読)」の項目が表示される。ここを見れば、すべてのアドレスの中から未読のものだけをチェックすることができる。

スマートフォルダにはメールアドレスの指定や、タイトルなどなんでも指定できるので、「特定の重要なメール」のフォルダを簡単に作成することができる。そのため、重要なメールを見逃さず、視覚的にも見直しやすくなるので最初の段階である程度の設定を行っておこう。

※ただし、この設定だけはmacOSとiOS機では共有されなかったのでそれぞれで設定が必要なようだ。私の環境下ではそうなっていたので、もし、あなたも同じように設定が共有されないならバグではなく仕様ということになるので、それぞれで設定するようにしよう。

【使い方編】Spark特有の基本的な使い方3選

次に基本的な使い方の中から7つを厳選してお伝えしていこう。Sparkは直感で使える仕様になってはいるので、それほど迷うこともないとは思うのだが、Spark特有の仕様にやや困惑する可能性もあると思うので、押さえておくべき使い方を3つ紹介したいと思う。

これで、あなたも脱Spark初心者!

1、一括既読をする

大量のメールを捌いていく必要がある人は知っておくべきなのが、一括既読の方法。あまりネット上には上がっていなくて私は探すのに苦労したのだが、一括既読はSmart Inbox上でのみ対応しているようだ。

以下のチェックマークをタップすると今表示されているメールを既読処理していくことができる。

メールを溜めていると仕事がいつまでも終わらない気になる私としてはこの機能は必須。サクサク既読処理をしていこう。

2、スマート通知を積極的に使う

前述した以下のスマート通知については積極的に使っていこう。

必要のないメールを読めば読むほどに時間は取られるし、可能なことなら重要なメールだけを通知してほしい。そんな希望を叶えてくれるのがこのスマート通知なので、せっかくSparkを使っているなら、一度は使ってみよう。

3、Smart Inboxの考え方を理解して使う

Smart Inboxは自動的にメールを「重要」「通知」「メールマガジン」に割り振りしてくれるもの。簡単に解説すると以下のような感じ。

ちょっと取っつきづらいかもしれないが、簡単に説明するなら、

  • 重要→要返信の大切なメール
  • 通知→目を通す必要あり
  • メールマガジン→広告がほとんどなのでタイトルを見るだけで良い

という感じで考えるといい。

私はSparkを使い始めてからいかに必要のないメールがたくさん届いていることに気付いた。重要なメールだけに集中してタスクをこなしていくことで作業効率もアップした。

どうか、あなたもSmart Inboxの魅力に気づくまで使い込んでみてほしい。

管理人うぉずオススメの使い方7選 ※作業効率アップ

続いて、私が2週間使い続けてわかった、おすすめの使い方を紹介していこう。これであなたの日々のメール処理を作業効率化することができるだろう。

はっきり言って、Spark最高。もっと早く使っておけばよかった。

その1、スマートフォルダを設定しまくるべし

設定の7つ目でもお伝えした、スマートフォルダについてだが、可能な限り設定しておこう。

私が設定しているのは、

  • 特定の人のアドレス→重要なメールが多いため
  • 特定の件名→要返信、何度もやり取りするため
  • PDF、docxなどのファイルの指定→ファイル管理を円滑にするため

などの設定。

あなただけのフォルダをどんどん作成していけば、Sparkはあなただけの最高の相棒になる。

その2、スワイプ操作をマスターする

メールを既読処理する以外の操作はどんどんスワイプで処理していくのが望ましい。

  • 大切なメールはピン留めする
  • スヌーズ設定して再通知させる
  • 外部サービスへメールを保存する

などの処理をサクサク行っていくことでさらにメール処理は効率化される。

私は、iPhoneでSparkを使って大切なメールについては必ずスヌーズ設定やリマインダー設定して帰宅後に再通知を受けて忘れないようにしている。

その3、テンプレートを作るべし

社会人としてあまり言いたくはないのだが・・・

メール返信の中には「ほぼ定型文」+「多少の追記」で成り立つものもたくさんあるはずだ。それらをいちいちコピペしたり、書き直したりして返信するのは非常に時間が勿体無い。

Sparkであればテンプレートの設定を行っておけば、返信の際にテンプレートをそのまま呼び出すことができるようになっている。

設定方法は以下の通り。

設定→テンプレート。

プラスアイコンをタップしてテンプレートを設定。

呼び出すときは以下のアイコンをタップしてテンプレートをそのまま呼び出そう。

これだけで返信は爆速になる。これぞ、作業効率化!!

その4、PDF変換して外部サービスへ保存すべし

よっしゃキターーーーー!!!

と、叫ばずにはいられない機能がこれ。本当にすごい。メールをPDF化してワンタップでEvernoteやiCloudへ保存ができる。

使い方も直感的でかなり簡単。

メール閲覧画面で以下の「・・・」部分をタップして連携先のサービスをタップしよう。

その後、テキストで保存すルカPDFで保存するか聞かれるのでPDFで保存しよう。保存先のフォルダもしっかり選べるので重要なメールの保管が完璧にできそうだ。

その5、Smart検索を極めるべし

Sparkは「メール検索を最高速度で行えるアプリ」と定義してもいいくらいに検索機能が優れている。

ただ、その検索の多くは「英語」で行う必要があるのでその点はやや日本人には取っつきにくいかもしれない。それらのキーワードもネットにはアップされていないようなので、使いづらさを初期の頃は感じてしまっていた。

私が検証して分かった使えるキーワードをいくつか紹介するのでぜひ使ってみてほしい。

【日本語】

  • 人の名前 + PDF
  • 人の名前 + docx

※人物名は認識できる。英語にする必要はない。アドレスで検索してもいい。ただし、「アップル」「あっぷる」のようにひらがなとカタカナの区別は苦手なようだ。

【英語】

  • メールアドレス + attachment (添付ファイルのあるメール)
  • cc:メールアドレス→CCに任意のメールアドレスが含まれているものを検索
  • subject:件名
  • yesterday→昨日のメールの中から検索できる

基本的には日本語で名前を入力するか、メールアドレスを入力することが多いとは思うが、添付ファイルを探したりする場合には「attachment」などのキーワードが役立つので覚えておいてほしい。

その6、Apple Watchと連携させる

Sparkはその高速性をApple Watch上でも発揮してくれる。

メールが届くと以下のように「クイック返信」「削除」「既読にする」を選択できる。この時点では既読にはならない。

ただし、返信機能は以下のようにそれほど利便性は高くはない。

Sparkのホーム画面はSmart Inboxになっている。左から「重要」「通知」「メールマガジン」。使いやすい。

Apple Watchで漏れなく通知を受け取ることができるので、大切なメールを逃すこともない。間違いなく、操作性は最高速度のメールアプリ。

その7、リマインダーとリンクさせるべし

最後に、私が気に入っている機能を1つ紹介しよう。SparkとApple純正リマインダー機能を使うととんでもないことが起きる。

メール閲覧画面からリマインダーを選択。

任意の日付でリマインダーを設定。

これで、Apple純正のリマインダーに登録される。そしてさらに・・・

Sparkが開発しているCalendars5では、リマインダーで登録した予定も反映されるようになっている。

Calendars 5 by Readdle

posted with ポチレバ

つまり、

Sparkでリマインダー登録

Apple純正リマインダーで確認可能、Apple Watchで通知も受け取れる

Calendars5で予定として確認可能

という様々な連携機能が働くというわけだ。

まぁ、アプリを触りながらこんな細かい発見をしては、「はぁはぁはぁ。」と部屋で興奮しているのは私だけかもしれないが、Sparkは多機能ゆえにいろんな連携機能が利用できる。日々、いろんな発見がある。

ぜひ、あなただけの使い方を見つけてほしい。

総評レビュー:世界一の高速メールアプリ

使わない理由がどこにあるの?

と、強気であなたを煽りたくなるほどにSparkは素晴らしい。本当に素晴らしい。これで無料とか正気の沙汰ではない、と思ってしまうほどに。

メールを直感的に高速で処理していき、様々な連携機能を使っていけばより日々のメール処理は間違いなく作業効率化できる。さらに、標準のSmart Inbox機能が本当に秀逸。

無料で利用できるので、ぜひあなたも今日から取り入れてみてほしい。

そして、新しい発見や独自の使い方を発見された場合は、私にコメント欄で教えていただければ幸いだ。

あぁ、アプリをいじりまくるのは本当に楽しいなぁ。